Quale programma usare per creare cataloghi e listini prodotti?

Qual è il programma migliore per creare un catalogo prodotti o un listino prezzi?

Dipende soprattutto da una cosa: devi creare un documento una volta oppure devi mantenerlo continuamente aggiornato?

Se devi realizzare un catalogo occasionale, può essere sufficiente un programma di impaginazione o un editor grafico.

Se invece prodotti, prezzi, immagini e descrizioni cambiano frequentemente, è più efficiente utilizzare un software che gestisce prima i dati prodotto e genera poi cataloghi e listini partendo sempre dalle informazioni aggiornate.

In sintesi:

catalogo occasionale → programma di impaginazione

cataloghi e listini aggiornati frequentemente → software PIM

È questa la differenza principale da considerare prima di scegliere uno strumento.

Quale programma usare per creare un catalogo prodotti?

Esistono principalmente quattro approcci.

1. Programma di impaginazione

È la soluzione tradizionale.

Si crea il layout e si inseriscono manualmente:

• immagini;

• titoli;

• codici;

• descrizioni;

• prezzi;

• caratteristiche.

È la soluzione più adatta quando il controllo grafico è prioritario e il catalogo viene modificato raramente.

Il limite emerge quando i prodotti cambiano spesso.

Ogni variazione deve infatti essere riportata nel documento.

2. Editor online con template

Gli editor online permettono di creare velocemente un catalogo partendo da modelli già predisposti.

Sono particolarmente utili per:

• piccoli cataloghi;

• presentazioni;

• documenti occasionali;

• materiali promozionali.

Anche in questo caso, però, il documento e i dati dei prodotti rimangono normalmente due elementi separati.

Se cambia un prezzo, bisogna modificare il catalogo.

Se cambia un'immagine, bisogna sostituirla.

Se cambia una descrizione, bisogna correggere nuovamente il documento.

3. Excel o foglio di calcolo

Molte aziende utilizzano Excel come archivio prodotti.

È una soluzione semplice e molto flessibile per gestire:

• codici;

• descrizioni;

• prezzi;

• categorie;

• caratteristiche.

Excel, però, non nasce per gestire immagini, documenti e impaginazione di cataloghi.

Per questo spesso viene utilizzato come sorgente dei dati, mentre il catalogo viene realizzato con un altro programma.

Nasce così uno dei problemi più frequenti:

il dato viene aggiornato in Excel ma non nel catalogo.

4. Software PIM con generazione di cataloghi e listini

Un PIM utilizza un metodo differente.

Il catalogo non è il punto di partenza.

Il punto di partenza sono i prodotti.

In un unico archivio vengono organizzati:

• codici;

• descrizioni;

• prezzi;

• categorie;

• immagini;

• documenti;

• caratteristiche tecniche.

Il catalogo e il listino diventano successivamente degli output di questi dati.

Questo significa che l'azienda non deve ricostruire ogni volta tutte le informazioni.

Qual è il miglior programma per creare un catalogo prodotti?

Non esiste un programma migliore in assoluto.

La scelta dipende da come viene utilizzato il catalogo.

Usa un programma di impaginazione se:

• realizzi pochi cataloghi;

• il contenuto cambia raramente;

• vuoi un controllo grafico molto elevato;

• ogni documento ha un progetto completamente diverso.

Usa un editor online se:

• devi creare un documento semplice;

• hai pochi prodotti;

• vuoi partire da un template;

• non devi gestire frequenti aggiornamenti.

Usa un PIM se:

• hai molti prodotti;

• aggiorni frequentemente prezzi e descrizioni;

• realizzi più cataloghi;

• produci anche listini e schede;

• immagini e documenti sono distribuiti tra più cartelle;

• più persone lavorano sugli stessi dati;

• utilizzi le stesse informazioni anche sull'e-commerce.

La domanda corretta non è quindi:

“Qual è il miglior programma per impaginare un catalogo prodotti?”

Ma:

“Quanto spesso devo aggiornare i dati da cui viene creato il catalogo?”

Impaginazione catalogo prodotti: manuale o automatica?

L'impaginazione manuale permette il massimo controllo grafico.

Ogni pagina può essere costruita liberamente.

È però necessario inserire e aggiornare manualmente i contenuti.

L'impaginazione automatica utilizza invece un layout predefinito e inserisce al suo interno i dati presenti nell'archivio prodotti.

Il flusso diventa:

1. organizzi i prodotti;

2. selezioni quelli da utilizzare;

3. scegli il layout;

4. generi il documento.

Questo approccio è particolarmente utile quando il catalogo deve essere aggiornato spesso.

Il vero problema non è creare il catalogo

Creare la prima versione di un catalogo è relativamente semplice.

Il problema arriva dopo.

Un prodotto cambia prezzo.

Un'immagine viene sostituita.

Una descrizione viene aggiornata.

Entra una nuova referenza.

Una referenza viene eliminata.

Se il documento è indipendente dalla base dati, bisogna ricordarsi di effettuare la stessa modifica anche nel catalogo.

E poi eventualmente nel listino.

E nella scheda prodotto.

E sul sito.

È qui che la realizzazione manuale inizia a diventare inefficiente.

Software per creare listini: cosa deve fare?

Lo stesso problema riguarda i listini prezzi.

Un buon software per creare listini dovrebbe permettere di:

• organizzare i prodotti;

• gestire i prezzi;

• selezionare categorie o gruppi di prodotti;

• modificare rapidamente i dati;

• generare nuovi documenti;

• mantenere coerenza tra diverse versioni.

Se un listino contiene centinaia di articoli, aggiornare manualmente ogni riga può diventare molto dispendioso.

La soluzione più efficiente è separare:

dato

da

documento.

Il prezzo viene gestito nel prodotto.

Il listino utilizza quel prezzo.

Catalogo e listino dovrebbero partire dalla stessa base dati?

Sì.

Se un'azienda produce sia cataloghi sia listini, mantenere due archivi separati aumenta il rischio di errori.

Un prodotto dovrebbe avere una sola fonte principale contenente almeno:

• codice;

• nome;

• descrizione;

• prezzo;

• categoria;

• immagini;

• informazioni tecniche.

Da questa fonte possono poi essere creati documenti diversi.

Ad esempio:

Catalogo

Foto, descrizione, caratteristiche e prezzo.

Listino

Codice, prodotto e prezzo.

Scheda prodotto

Informazioni complete relative a una singola referenza.

Il formato cambia.

Il dato rimane lo stesso.

Come creare automaticamente cataloghi e listini

Un processo automatizzato può essere molto semplice.

1. Importare i prodotti

I prodotti possono essere inseriti manualmente oppure importati da Excel o CSV.

2. Organizzare le informazioni

Ogni prodotto viene completato con descrizione, prezzo, categoria, immagini e documenti.

3. Scegliere i prodotti

È possibile selezionare l'intera gamma oppure soltanto una parte.

4. Scegliere l'output

Ad esempio:

• catalogo;

• listino;

• scheda prodotto;

• volantino.

5. Generare il documento

Il sistema utilizza automaticamente le informazioni presenti nei prodotti.

Se successivamente cambia un dato, si modifica il prodotto e si genera una nuova versione.

Serve un PIM per creare un catalogo?

Non sempre.

Se devi creare un piccolo catalogo una sola volta, probabilmente no.

Un editor grafico può essere più semplice.

Un PIM diventa interessante quando il catalogo fa parte di un processo più ampio di gestione delle informazioni.

Ad esempio quando gli stessi dati vengono utilizzati per:

• cataloghi;

• listini;

• schede tecniche;

• e-commerce;

• volantini;

• materiali commerciali.

In questi casi il vantaggio non è soltanto creare il PDF più velocemente.

Il vantaggio è non dover gestire più volte la stessa informazione.

PIM o programma per cataloghi: qual è la differenza?

Un programma per cataloghi ha come obiettivo principale creare il documento.

Un PIM ha come obiettivo principale gestire le informazioni dei prodotti.

Un PIM che include anche la generazione di documenti unisce le due esigenze.

Il processo diventa:

Prodotti → dati organizzati → catalogo, listino, scheda, e-commerce

invece di:

Excel → catalogo → listino → sito → altri documenti

con informazioni replicate in diversi punti.

Un programma per creare cataloghi deve gestire anche le immagini?

Se il catalogo contiene molte fotografie, sì.

In questo caso può essere utile una funzione DAM, Digital Asset Management.

Il DAM permette di organizzare:

• immagini;

• video;

• PDF;

• loghi;

• documenti;

• schede tecniche.

Quando PIM e DAM sono integrati, ogni prodotto può contenere sia le informazioni sia i relativi asset digitali.

Questo rende molto più semplice recuperare i materiali necessari per generare un catalogo.

Catalogo prodotti da Excel: qual è il metodo più semplice?

Se i prodotti sono già organizzati in Excel, non è necessario inserirli uno alla volta.

È possibile importare un file contenente, ad esempio:

• codice;

• nome;

• prezzo;

• descrizione;

• categoria;

• EAN;

• caratteristiche.

Dopo l'importazione si possono aggiungere immagini e documenti