Un software PIM serve a centralizzare e gestire tutte le informazioni relative ai prodotti in un unico sistema.
Descrizioni, codici, prezzi, immagini, documenti e caratteristiche tecniche possono così essere aggiornati una sola volta e riutilizzati su cataloghi, listini, e-commerce e altri canali.
Ma non tutti i software PIM sono uguali.
Alcuni sono progettati per grandi organizzazioni internazionali, altri per aziende che hanno bisogno soprattutto di mettere ordine nei dati prodotto e lavorare più velocemente.
Per una PMI, scegliere il software PIM giusto significa quindi trovare il miglior equilibrio tra funzioni, semplicità, integrazioni e costo.
Cosa deve fare un buon software PIM?
La funzione principale di un PIM è creare un archivio centralizzato e affidabile delle informazioni di prodotto.
Un buon software PIM dovrebbe permettere almeno di gestire:
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nomi e codici prodotto;
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descrizioni;
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categorie;
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caratteristiche tecniche;
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prezzi e listini;
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immagini;
-
documenti;
-
schede tecniche;
-
informazioni destinate ai diversi canali.
L'obiettivo è evitare che gli stessi dati vengano mantenuti separatamente in Excel, cartelle, cataloghi, e-commerce e documenti commerciali.
Perché usare un software PIM invece di Excel?
Excel può essere sufficiente quando i prodotti sono pochi e le informazioni da gestire sono semplici.
Con il crescere del catalogo, però, aumentano anche i problemi:
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file duplicati;
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versioni differenti;
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prezzi non aggiornati;
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immagini difficili da trovare;
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descrizioni copiate manualmente;
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cataloghi da modificare uno per uno;
-
informazioni diverse tra sito, listino ed e-commerce.
Un software PIM nasce proprio per evitare questa frammentazione.
Il dato viene gestito in un unico punto e può essere utilizzato in più contesti.
Quali caratteristiche valutare in un software PIM?
Prima di scegliere un PIM è utile verificare alcune caratteristiche fondamentali.
1. Facilità di utilizzo
Un software PIM viene utilizzato quotidianamente.
Se per modificare un prezzo o aggiungere un'immagine servono procedure troppo complesse, il rischio è che le persone continuino a usare i vecchi strumenti.
Per una PMI, semplicità e velocità di utilizzo sono spesso più importanti di funzioni avanzate che non verranno mai utilizzate.
2. Importazione dei dati
Molte aziende hanno già i propri prodotti in Excel, CSV o altri sistemi.
Un buon PIM dovrebbe permettere di importare rapidamente queste informazioni senza reinserirle manualmente.
3. Gestione delle immagini e dei documenti
Le informazioni di prodotto non sono soltanto testi e prezzi.
Fotografie, PDF, schede tecniche, loghi e altri materiali devono essere organizzati insieme ai prodotti.
Per questo può essere utile scegliere un PIM con funzioni DAM integrate.
4. Creazione di cataloghi e listini
Una volta centralizzati i dati, dovrebbe essere possibile riutilizzarli.
Se l'azienda realizza frequentemente cataloghi, listini o schede prodotto, la possibilità di generarli direttamente dal PIM può ridurre molto il lavoro manuale.
5. Collegamento con l'e-commerce
Per chi vende online è importante poter utilizzare gli stessi dati anche sull'e-commerce.
Questo riduce il rischio di avere informazioni differenti tra archivio interno e negozio online.
6. Costi chiari
Il prezzo del software è soltanto una parte del costo.
È importante verificare anche:
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costi di attivazione;
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configurazione;
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consulenza;
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formazione;
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integrazioni;
-
assistenza.
Un software apparentemente economico può diventare costoso se richiede un progetto complesso per essere utilizzato.
Software PIM enterprise o PIM per PMI?
La scelta dipende soprattutto dalla complessità dell'organizzazione.
Un software PIM enterprise può essere necessario quando ci sono:
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molti utenti;
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grandi quantità di prodotti;
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più lingue;
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mercati internazionali;
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workflow complessi;
-
numerosi sistemi da integrare;
-
esigenze avanzate di governance.
Una PMI può invece avere esigenze più semplici:
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centralizzare i dati;
-
mantenere aggiornati prezzi e descrizioni;
-
organizzare immagini e documenti;
-
produrre cataloghi e listini;
-
gestire un e-commerce.
In questo caso un PIM più semplice può offrire tutte le funzioni realmente necessarie senza introdurre complessità inutile.
Software PIM e DAM: meglio insieme?
Per molte aziende sì.
Il PIM gestisce le informazioni strutturate del prodotto.
Il DAM gestisce gli asset digitali collegati al prodotto.
Ad esempio:
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fotografie;
-
video;
-
documenti;
-
loghi;
-
PDF;
-
schede tecniche.
Avere PIM e DAM nello stesso ambiente permette di trovare immediatamente sia i dati sia i materiali relativi a ogni prodotto.
Un software PIM può creare cataloghi automaticamente?
Sì, se il sistema integra funzioni per la generazione di documenti.
Questo è particolarmente utile perché il catalogo non viene più gestito come un file indipendente.
Diventa un output dei dati presenti nel PIM.
Se cambia un prezzo, una descrizione o un'immagine, è possibile utilizzare il dato aggiornato per rigenerare il documento.
Lo stesso principio può essere applicato a:
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listini;
-
schede prodotto;
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volantini;
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frontalini prezzo;
-
materiali commerciali.
Software PIM e Shopify
Per un'azienda che utilizza Shopify, il PIM può diventare il punto centrale da cui gestire le informazioni di prodotto.
Invece di mantenere dati separati tra archivio interno ed e-commerce, è possibile ridurre il numero di aggiornamenti manuali.
Il vantaggio è semplice:
aggiornare una volta e utilizzare il dato su più canali.
Come scegliere un software PIM per una PMI
Prima di scegliere, può essere utile rispondere a queste domande:
Quanti prodotti dobbiamo gestire?
Dove sono oggi le informazioni?
Quante persone devono utilizzare il sistema?
Dobbiamo gestire immagini e documenti?
Creiamo frequentemente cataloghi o listini?
Abbiamo un e-commerce?
Abbiamo realmente bisogno di workflow complessi?
Quanto tempo vogliamo dedicare all'implementazione?
Se il problema principale è mettere ordine nei dati prodotto e riutilizzarli più facilmente, un software PIM semplice può essere sufficiente.
SynkroPro come software PIM per PMI
SynkroPro è un software PIM con DAM integrato pensato per aziende che vogliono centralizzare le informazioni di prodotto senza adottare una piattaforma enterprise complessa.
Ogni prodotto può raccogliere in un unico ambiente:
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descrizioni;
-
codici;
-
categorie;
-
prezzi;
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immagini;
-
documenti;
-
schede tecniche.
I dati possono essere importati e successivamente utilizzati per generare diversi output.
Tra questi:
-
cataloghi;
-
listini;
-
schede prodotto;
-
volantini;
-
frontalini;
-
documenti PDF.
Nei piani che prevedono l'integrazione con Shopify, le informazioni possono essere utilizzate anche per la gestione dell'e-commerce.
Quanto costa un software PIM?
Il prezzo dipende dal tipo di piattaforma.
I PIM enterprise possono prevedere licenze elevate, consulenza e costi di implementazione.
Le soluzioni SaaS pensate per le PMI possono invece avere costi mensili molto più contenuti.
SynkroPro utilizza piani da:
-
BASIC: 19 € al mese;
-
PLUS: 29 € al mese;
-
PREMIUM: 39 € al mese.
L'attivazione è online ed è disponibile una prova gratuita di 30 giorni.
Qual è il miglior software PIM?
Non esiste un PIM migliore in assoluto.
Esiste il PIM più adatto alla complessità dell'azienda.
Una grande organizzazione può aver bisogno di un sistema enterprise altamente personalizzabile.
Una PMI può ottenere maggiori vantaggi da uno strumento più semplice, rapido da utilizzare e con costi prevedibili.
Il criterio principale dovrebbe essere quindi questo:
il software risolve realmente il problema della gestione dei dati prodotto senza aggiungere nuova complessità?
Se la risposta è sì, probabilmente si sta valutando il PIM giusto.
In sintesi
Un software PIM centralizza le informazioni di prodotto e permette di mantenerle coerenti tra diversi canali.
Per scegliere quello giusto bisogna valutare soprattutto:
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facilità di utilizzo;
-
gestione dei dati;
-
DAM;
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importazione;
-
cataloghi e listini;
-
e-commerce;
-
costi;
-
complessità di implementazione.
Per molte PMI non è necessario adottare un PIM enterprise.
Un sistema più semplice può permettere di ottenere il vantaggio principale del Product Information Management:
inserire e aggiornare le informazioni una volta e utilizzarle ovunque servono.