La realizzazione di un catalogo prodotti può diventare un lavoro lungo quando immagini, descrizioni, codici e prezzi sono distribuiti tra Excel, cartelle e documenti diversi.
Ogni aggiornamento richiede di recuperare nuovamente le informazioni, correggere il file e controllare che tutto sia coerente.
Per questo, quando si cerca un programma per creare un catalogo prodotti, è utile distinguere tra un semplice programma di impaginazione e un sistema che gestisce anche i dati dei prodotti.
La differenza è importante.
Un programma grafico permette di creare il catalogo.
Un sistema PIM permette invece di organizzare i prodotti una volta e generare il catalogo partendo sempre dai dati aggiornati.
Come si realizza un catalogo prodotti?
Per realizzare un catalogo prodotti servono normalmente:
-
elenco dei prodotti;
-
codici;
-
descrizioni;
-
prezzi;
-
categorie;
-
immagini;
-
caratteristiche tecniche;
-
eventuali documenti o informazioni aggiuntive.
Il metodo tradizionale consiste nel raccogliere questi materiali e inserirli manualmente all'interno di un software di impaginazione.
Questo sistema funziona bene quando il catalogo viene realizzato una volta e cambia poco.
Diventa invece meno efficiente quando prodotti, prezzi o immagini vengono aggiornati frequentemente.
Quale programma usare per creare un catalogo prodotti?
Esistono diversi tipi di programmi.
Software di impaginazione
Programmi grafici professionali permettono un controllo molto preciso sul layout.
Sono indicati quando il catalogo richiede una progettazione grafica molto personalizzata.
Il limite è che i contenuti devono generalmente essere inseriti e aggiornati nel documento.
Strumenti online con template
Permettono di creare velocemente documenti scegliendo modelli già pronti.
Sono semplici da utilizzare, ma anche in questo caso il catalogo tende a essere un documento indipendente dai dati prodotto.
Software PIM con generazione cataloghi
Un PIM utilizza un approccio differente.
Prima si crea un archivio centralizzato dei prodotti.
Poi il catalogo viene generato utilizzando le informazioni presenti nell'archivio.
Questo significa che descrizioni, codici, prezzi e immagini non devono essere reinseriti ogni volta.
Programma per creare un catalogo prodotti automaticamente
Se il catalogo cambia spesso, può essere utile utilizzare un programma che separi dati prodotto e layout del catalogo.
Il principio è semplice:
-
carichi o importi i prodotti;
-
organizzi immagini, descrizioni, codici e prezzi;
-
scegli i prodotti da inserire;
-
scegli il formato;
-
generi il catalogo.
Se successivamente cambia un prezzo o una descrizione, si aggiorna il prodotto e si genera nuovamente il documento.
Non è necessario correggere manualmente ogni pagina.
Perché partire dai dati prodotto
Un catalogo è soltanto uno dei possibili utilizzi delle informazioni di prodotto.
Gli stessi dati possono servire anche per:
-
listini prezzi;
-
schede prodotto;
-
volantini;
-
e-commerce;
-
materiali per agenti;
-
documenti per distributori;
-
presentazioni commerciali.
Se ciascun documento viene gestito separatamente, ogni modifica deve essere ripetuta più volte.
Centralizzare prima i dati permette invece di utilizzare sempre la stessa fonte.
Catalogo prodotti da Excel: è possibile?
Sì.
Molte aziende hanno già l'anagrafica dei prodotti in Excel o CSV.
Un software di gestione catalogo può importare questi dati e utilizzarli per creare le schede prodotto.
Ad esempio possono essere importati:
-
codice;
-
nome prodotto;
-
categoria;
-
descrizione;
-
prezzo;
-
EAN;
-
caratteristiche.
In questo modo non è necessario inserire manualmente centinaia di prodotti.
Come gestire le immagini del catalogo
Le immagini sono una delle parti più problematiche nella realizzazione di un catalogo prodotti.
Spesso vengono conservate in cartelle separate e devono essere cercate ogni volta.
Un sistema che integra funzioni DAM permette invece di associare immagini e documenti direttamente ai prodotti.
Ogni scheda prodotto può quindi contenere sia i dati sia i relativi materiali digitali.
Questo semplifica la generazione del catalogo e riduce il rischio di utilizzare immagini sbagliate o non aggiornate.
Come aggiornare un catalogo prodotti
Il vero problema non è quasi mai creare il primo catalogo.
È aggiornarlo.
Un nuovo prezzo, una nuova foto o un prodotto aggiunto alla gamma possono richiedere modifiche su più pagine e documenti.
Se il catalogo viene generato da una base dati centralizzata, il processo cambia.
Si aggiorna il prodotto.
Poi si genera una nuova versione del catalogo.
Questo è particolarmente utile per aziende che realizzano più cataloghi durante l'anno o gestiscono gamme in continua evoluzione.
Un programma per cataloghi può creare anche listini e schede prodotto?
Sì, se il programma utilizza una base dati prodotto.
Gli stessi dati possono essere utilizzati per generare:
-
catalogo completo;
-
catalogo per categoria;
-
listino prezzi;
-
scheda prodotto singola;
-
catalogo senza prezzi;
-
materiale per agenti o rivenditori.
Il vantaggio è non dover ricreare ogni volta il contenuto.
Cambiano il formato e la selezione dei prodotti, ma la fonte dei dati rimane la stessa.
Catalogo PDF o catalogo online?
Sono due esigenze differenti.
Un catalogo PDF è utile per:
-
invio via email;
-
WhatsApp;
-
rete vendita;
-
fiere;
-
distributori;
-
stampa.
Un catalogo online può invece essere consultato direttamente dal browser o coincidere con un e-commerce.
Le due cose non devono necessariamente essere separate.
Se i dati sono centralizzati, possono essere utilizzati sia per generare documenti PDF sia per alimentare canali digitali.
SynkroPro come programma per creare cataloghi prodotti
SynkroPro è un PIM con DAM integrato che permette di organizzare i prodotti e utilizzare gli stessi dati per generare documenti.
Ogni prodotto può contenere:
-
titolo;
-
codice;
-
descrizione;
-
prezzo;
-
categoria;
-
immagini;
-
documenti;
-
caratteristiche tecniche.
I prodotti possono essere caricati manualmente o importati.
Una volta organizzati, possono essere selezionati per generare differenti formati.
Tra questi:
-
cataloghi;
-
listini;
-
schede prodotto;
-
volantini;
-
frontalini prezzo.
Il catalogo diventa quindi un output dell'archivio prodotti, non un documento da ricostruire ogni volta.
Serve essere grafici per creare un catalogo?
No.
Se il layout è già predisposto, l'utente deve principalmente gestire i dati e scegliere cosa inserire nel documento.
Questo approccio è diverso da un editor grafico tradizionale.
Non si parte ogni volta da una pagina bianca.
Si parte dai prodotti già presenti nel sistema.
Quando conviene usare un programma per creare cataloghi
Un software dedicato può essere particolarmente utile quando:
-
il catalogo contiene molti prodotti;
-
prezzi e descrizioni cambiano frequentemente;
-
vengono realizzati più cataloghi;
-
esistono listini differenti;
-
le informazioni sono distribuite tra diversi file;
-
più persone lavorano sui prodotti;
-
gli stessi dati servono anche sull'e-commerce.
Più volte vengono riutilizzate le stesse informazioni, maggiore è il vantaggio della centralizzazione.
Come scegliere un programma per creare un catalogo prodotti
Prima di scegliere uno strumento è utile verificare:
-
possibilità di importare prodotti da Excel o CSV;
-
gestione centralizzata delle informazioni;
-
gestione di immagini e documenti;
-
possibilità di aggiornare facilmente i prodotti;
-
generazione di PDF;
-
disponibilità di più layout;
-
creazione di listini e schede;
-
eventuale collegamento con l'e-commerce;
-
semplicità di utilizzo.
La domanda più importante è:
il programma crea soltanto il catalogo oppure gestisce anche i dati da cui il catalogo viene generato?
Se l'azienda aggiorna frequentemente prodotti e materiali, questa differenza può incidere molto sul tempo necessario per mantenere tutto aggiornato.
In sintesi
La realizzazione di un catalogo prodotti può essere effettuata con programmi grafici, strumenti online oppure software che gestiscono direttamente i dati prodotto.
Per cataloghi semplici e poco aggiornati può essere sufficiente un programma di impaginazione.
Quando invece prodotti, prezzi, descrizioni e immagini cambiano frequentemente, può essere più efficiente utilizzare un PIM.
SynkroPro permette di centralizzare le informazioni prodotto e generare cataloghi, listini e schede partendo sempre dalla stessa base dati.
Carichi e aggiorni i prodotti una volta. Il catalogo diventa uno degli output.