Per creare un listino prezzi in Excel, metti ogni prodotto o variante su una riga e separa codice, nome, categoria, formato e prezzo in colonne. Controlla IVA, data e condizioni prima di esportare il PDF. Se devi aggiornare spesso il documento, puoi partire da quel foglio, importare i prodotti in SynkroPro tramite CSV e generare nuove versioni del listino dai dati delle schede.
Un listino prezzi Excel è spesso il primo strumento commerciale di un'azienda. È immediato, permette di filtrare gli articoli e rende visibili i valori da controllare. Il problema arriva dopo: lo stesso elenco deve diventare un PDF leggibile, magari in versioni diverse per clienti o agenti, e deve essere aggiornato ogni volta che cambia una referenza.
La soluzione parte da una distinzione semplice: il foglio conserva i dati, mentre il listino da distribuire è un documento generato da quei dati. Impostare bene il primo passaggio evita molte correzioni nel secondo.
Come impostare un listino prezzi in Excel
Usa una riga per ogni prodotto o variante e una sola riga di intestazioni. Non unire le celle e non aggiungere righe di subtotale all'elenco da importare. Queste cinque colonne sono una base utile per molti settori.
| Campo | Esempio | Perché serve |
|---|---|---|
| Codice | OL-075 | Identifica un articolo o una variante senza ambiguità |
| Nome | Olio extravergine | Rende il prodotto riconoscibile a chi riceve il listino |
| Categoria | Olio | Permette di filtrare e creare selezioni |
| Formato | 750 ml | Distingue confezioni con prezzi diversi |
| Prezzo | 12,50 | Riporta il valore numerico da usare nel documento |
Imposta la colonna del prezzo come numero o valuta, senza digitare il simbolo € nel contenuto della cella. Usa un codice distinto se il formato o la variante ha un prezzo proprio. Se devi lavorare con più prezzi commerciali, definisci chiaramente a chi è destinato ciascun listino e quale prezzo deve comparire.
Come trasformare Excel in un listino PDF da inviare
Una volta sistemati i dati, devi preparare la versione per il destinatario. Il PDF deve essere leggibile e avere informazioni sufficienti per evitare dubbi sul prezzo.
- Controlla gli articoli. Cerca codici duplicati, prezzi vuoti e formati incoerenti.
- Seleziona i prodotti. Filtra la categoria o la linea che vuoi proporre.
- Completa le condizioni. Indica data o versione, IVA inclusa o esclusa ed eventuali condizioni commerciali.
- Verifica l'anteprima. Controlla larghezza delle colonne e interruzioni di pagina prima di esportare.
- Esporta e conserva la versione. Dai al PDF un nome che consenta di riconoscere il listino più recente.
Quando il listino Excel richiede troppo lavoro
Il foglio resta utile se hai pochi prodotti, un unico documento e prezzi che cambiano raramente. Il carico cresce quando più persone modificano i dati, esistono varianti, i clienti ricevono selezioni diverse o gli stessi articoli compaiono anche in cataloghi e schede prodotto.
Più versioni
Un prezzo aggiornato nel foglio non modifica i PDF già esportati o inviati.
Più destinatari
Ogni selezione commerciale richiede un nuovo controllo di articoli e prezzi.
Altri materiali
Cataloghi e schede possono contenere copie delle stesse informazioni da correggere.
File sparsi
Diventa difficile stabilire quale documento usa davvero gli ultimi dati approvati.
Come usare SynkroPro partendo dal file Excel
Il lavoro già fatto sul foglio non va perso. Prepari le colonne, esporti il file in CSV e importi i prodotti in SynkroPro. Per una prima verifica puoi caricare soltanto una piccola selezione o inserire gli articoli manualmente.
Ogni prodotto ha una scheda in cui gestire codice, descrizioni, prezzo e immagini. Quando serve un listino, selezioni i prodotti e il modello: SynkroPro genera il PDF dai dati presenti. Il listino standard può riportare codici, descrizioni brevi e prezzi; è possibile applicare uno sconto all'output. Dalla stessa base dati puoi creare anche cataloghi e schede prodotto.
Un esempio concreto: aggiornare il listino di un distributore
Un distributore ha 200 referenze in Excel e deve inviare una selezione di 30 prodotti. Prepara il file, importa i dati in SynkroPro, sceglie gli articoli e genera il listino. Quando cambiano due prezzi, aggiorna le relative schede e produce un nuovo PDF. Non deve ricomporre manualmente il documento né ricopiare quei prezzi in una seconda tabella.
Il controllo finale resta necessario: selezione, prezzi, indicazione dell'IVA e condizioni vanno verificati prima dell'invio. SynkroPro riduce le ricopiature; l'azienda decide quali dati approvare e quale versione condividere.
Quando conviene passare dal solo Excel a SynkroPro?
La domanda utile è quante volte riutilizzi le informazioni dei prodotti. Se il listino è occasionale, un foglio ordinato può bastare. Se devi rigenerare spesso listini e altri documenti, mantenere una scheda centrale per prodotto rende il flusso più semplice da controllare.
Una prova su dati reali
- scegli dieci prodotti con formati e prezzi diversi;
- esporta il foglio in CSV e controlla le schede importate;
- genera un listino PDF con quei prodotti;
- modifica un prezzo e genera una nuova versione;
- confronta il lavoro richiesto con il tuo processo attuale.
Domande frequenti
Posso importare direttamente un file .xlsx?
Per il flusso descritto prepara il foglio Excel ed esportalo in CSV, il formato indicato dalla funzione di importazione prodotti. Verifica codici e valori dopo l'importazione.
SynkroPro crea il listino con una selezione di prodotti?
Sì. Scegli i prodotti da includere e il modello disponibile, poi generi il PDF dai dati delle schede.
Il PDF si aggiorna automaticamente quando cambio un prezzo?
No. Aggiorni la scheda prodotto e generi un nuovo PDF. Il file già inviato non cambia.
Devo caricare tutto il catalogo per provare?
No. Puoi iniziare da pochi articoli oppure usare i prodotti di esempio già presenti nell'account di prova.
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